Инструкция: оформляем журнал регистрации приказов по личному составу. Журнал регистрации приказов по личному составу: как оформить Ведение приказов по личному составу

Все приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения. Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.

Любой приказ представляет собой правовой акт внутреннего действия, который обычно издается руководителем компании, ее обособленного подразделения, филиала. Приказы классифицируются по разным признакам, в том числе и по сфере, которую они регулируют. Например, они могут касаться личного состава, материальных средств предприятия. Вместе с тем выделяют большую группу приказов, которые регламентируют сложные, комплексные вопросы, касающиеся всей компании в целом. Их называют приказами по основной деятельности. Выделяют несколько разновидностей таких документов:

1. О назначении директора.
2. Об образовании подразделения компании.
3. О введении в действие разработанного штатного расписания.
4. О введении системы перечисления заработной платы путем безналичных платежей.
5. Об инструкциях по заполнения расчетного листка.
6. Об учреждении правил трудового распорядка.
7. О сокращении 1 или нескольких работников.
8. О мерах по охране информации, которая составляет коммерческую тайну.
9. Об учреждении коллективной материальной ответственности работников.

Есть и другие виды, которые также относятся к основной деятельности – они подлежат фиксированию в журнале регистрации. К тому же не следует путать разные типы документов. Например, если вступает в силу акт об утверждении ключевого сотрудника, чья должность прописана в уставе (это может быть не только директор, но и главный бухгалтер, начальник службы охраны), такой приказ следует зарегистрировать именно в журнале по основной деятельности, а не по личному составу.

Еще один важный момент – документы, связанные с основной деятельностью и с административно-хозяйственными вопросами регистрируются отдельно, потому что последний хранятся в течение 5 лет. Что касается первой группы актов, их следует хранить постоянно (не менее 75 лет ). В течение этого же времени хранится и журнал.

Образец записи в журнале: инструкция по заполнению

Фиксирование записи о создании приказа обязательно, потому что в этом случае документ окончательно вступает в силу. Таким образом, запись придает ему юридическую силу как внутреннего нормативного акта, обязательного к выполнению в пределах всего предприятия или конкретного его обособленного подразделения. К тому же благодаря упорядоченной системе фиксирования существенно упрощается поиск нужного документа среди тысяч бумаг, подобных ему.

Титульный лист

На титульном листе ответственное лицо прописывает:

1. Название компании, ее организационная форма. Допускаются общепринятые сокращения – ООО, ПАО и другие, например: ООО «Дольче вита».
2. Дату, когда был заведен документ. Она может не совпадать с началом календарного года, что нормально.
3. Дату, когда был окончен документ (заполнена последняя страница). После этого журнал передают в архив на долгосрочное хранение (не менее 75 лет).
4. Ответственный за ведение – должность, фамилия, инициалы.
5. В графе «срок хранения» указывают «постоянно».

Записи о приказах

Порядок формирования записи можно установить самостоятельно, поскольку к форме нет строгих законодательных требований. Обычно все записи фиксируются в табличном виде; указывают такие сведения:

1. Номер документа – нумерация идет в сквозном порядке, с начала и до конца года. Документы, информация о которых фиксируется в разных журналах, имеют разную нумерацию – свой порядок есть в документах по основной деятельности, по личному составу и т.п.
2. Далее следует дата издания документа – с этого дня он обычно и вступает в силу.
3. Затем приводится название заголовка (в точности, как в приказе). Здесь же можно прописать краткое содержание.
4. Отмечают количество листов и приложений через косую черту «/».
5. В графе «ответственный» прописывают фамилии и инициалы сотрудников, которые отвечают за выполнение изданного приказа.
6. В графе «ознакомить» – фамилии и инициалы сотрудников, которые в письменном виде (под подпись) должны ознакомиться с текстом документа.

По желанию можно вставить и графу «Примечания», где по необходимости прописываются краткие комментарии к изданным приказам.

После того, как журнал будет окончен, необходимо оформить окончание его ведения. Для этого сначала нужно прошнуровать все страницы и скрепить их шнуром. Затем прописывают количество листов (а не страниц), ставят дату и подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы). Эти записи вносит ответственное лицо, которое вело журнал в течение всего его периода (или лицо, замещающее этого сотрудника).

Способы ведения и ответственный

Журнал регистрации можно вести двумя способами:

1. Традиционно – рукописный вариант. Используются синие или черные ручки, не оставляющие помарок и разводов. Все записи делаются аккуратно, исправления возможны только в исключительных случаях. Также необходимо следить за тем, чтобы в документе не было вырванных страниц, дополнительных вставок (взамен предыдущих) и т.п.
2. В электронном виде: в этом случае вносить записи в журнал и корректировать их может только тот сотрудник, который обладает правом электронной подписи.

Отвечать за заполнение документа могут такие сотрудники:

• секретарь;
• секретарь-референт;
• другие работники, назначенные по указанию директора.

Как правило, конкретный способ ведения, равно как и ответственное лицо утверждаются отдельным локальным правовым актом, который принимается на предприятии.

Как выглядит журнал для регистрации

Бланк этого документа представляет собой небольшую книгу из 64 страниц с обложкой из золотистого картон (формат 210*288 мм). Предусмотрены отверстия, чтобы производить шнуровку страниц, а затем сдать документ в архив.

Если изначально журнал не был прошит, необходимо сделать это самостоятельно.

Документооборот крупной коммерческой компании может быть весьма объемным. При этом все документы должны находиться в полном порядке, обеспечивающем возможность быстрого поиска нужной бумаги. В этой статье мы опишем, как организации может помочь налаженная система регистрации приказов в организации в 2017 году, которая ведется при помощи журнала учета приказов. Образец такого документа включает в себя несколько вариантов, в том числе журналы регистрации приказов и журналы по приказам по кадрам.

Из этой статьи вы узнаете:

• что собой представляет журнал учета приказов, образец которого следует применять для организации документооборота;
• как используются журналы регистрации приказов;
• как оформляются журналы по приказам по кадрам.

Журнал учета приказов: образец

Как правило, в штате коммерческой организации присутствует специальный сотрудник, который является лицом, ответственным за ведение документооборота. В случае, если речь идет о крупном предприятии с разветвленной структурной системой, соответствующие функции могут быть возложены на профильный отдел, имеющий те же задачи. В обеих ситуациях для того, чтобы обеспечить упорядоченность документов, издаваемых в компании, обыкновенно осуществляется процедура регистрации приказов .

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Для этого достаточно удобно использовать специальную форму, которая в сложившейся практике получила название журнала регистрации приказов. При этом, однако, действующее законодательство не содержит строгих указаний относительно того, какой именно вид должен иметь такой документ. Поэтому каждая компания вправе самостоятельно установить форму журнала учета приказов. Образец этого журнала, который используется наиболее часто, как правило, включает в себя следующие графы:

• номер приказа;
• дата издания документа;
• отдел, ответственный за исполнение указаний в документе, внесенном в журнал учета изданных приказов;
• основное содержание приказа;
• лицо, подписавшее документ;
• количество листов приказа;
• количество листов приложений к документу.

Журналы регистрации приказов

В течение длительного времени процедура регистрации приказов осуществлялась преимущественно в бумажном виде при помощи журнала регистрации приказов , оформленного в виде брошюры. Однако развитие новых технологий документооборота вносит свои коррективы и в эту сферу деятельности. Сегодня многие компании уже осознали удобство ведения документации в электронном виде, поэтому зачастую журнал регистрации приказов в организациях ведется в электронном виде.

В нормативно-правовой базе, регулирующей вопросы осуществления документооборота в коммерческих компаниях, не содержится каких-либо инструкций относительно требуемой формы учета документации предприятия. Поэтому руководство организаций имеет право определить, какой вид учета издаваемых документов - электронный или бумажный - является наиболее удобным в конкретном случае.

Опытные специалисты рекомендуют дублировать эти данные в бумажном и в электронном виде. При одновременном оформлении приказа в обеих системах объем дополнительной работы оказывается не слишком большим, однако при этом сохраняются все преимущества обоих подходов к ведению документооборота. Так, бумажный бланк журнала регистрации приказов сохранит зафиксированные данные в случае проблем с электронным носителем, а электронная форма журнала обеспечит удобство поиска и хранения данных.

Нумерация приказов

В сложившейся практике порядок нумерации изданных в организации приказов регламентируется Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в свою очередь, утвержденной приказом Федерального архивного агентства № 68 от 27.11.2000 г. В этом нормативно-правовом документе содержится указание на то, что в пределах одного календарного года в организации следует вести сквозную нумерацию выпускаемых документов.

Обратите внимание: эти действия обеспечит возможность отслеживания хронологического порядка их издания. Поэтому ведение документооборота требует от ответственных сотрудников дисциплинированности и аккуратности в оформлении приказов и прочих бумаг.

Кроме того, им необходимо иметь в виду, что та же типовая инструкция содержит рекомендации относительно разделения всего объема документации на группы, соответствующие предмету конкретного приказа. Так, в частности, речь идет о разделении документов на следующие категории:

• документы по основной деятельности предприятия, которые подлежат внесению в журнал регистрации изданных приказов по административно-хозяйственной деятельности;
• документы, касающиеся различных аспектов осуществления трудовых отношений с работниками предприятия, которые фиксируются в журнале по приказам по кадрам организации.

Общие правила оформления документов приводятся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Тем не менее, они не являются строго обязательными к соблюдению. При этом они могут быть использованы в качестве основы для составления собственных форм, которые будут применяться в организации.

Скачайте документы по теме:

Сроки хранения приказов

Так, общий перечень видов деятельности, которые относятся к указанной тематике, зафиксирован в разделе 10 приложения к приказу № 558. Он включает в себя следующие вопросы:

• обеспечение соблюдения действующих правил распорядка работы, принятых в компании;
• вопросы, связанные с реализацией деятельности по эксплуатации зданий и сооружений, находящихся в собственности организации или занимаемых ею на условиях аренды, субаренды или прочих условиях;
• осуществление транспортного обслуживания и обеспечения внутренних коммуникаций в компании, подлежащих регистрации в журнале приказов. Актуальный образец такого документа включает вопросы телефонизации, сигнализации, радиофикации и всех внутренних телекоммуникационных систем предприятия;
• вопросы обеспечения требуемого уровня безопасности организации.

Общие правила оформления приказов по административной-хозяйственной деятельности, установленные ГОСТ Р 6.30-2003, не предполагают особых требований к данному виду документов. Вместе с тем, поскольку положения приказа № 558 устанавливают отдельный порядок хранения этих бумаг, целесообразно применять в их отношении специальный порядок осуществления нумерации. Опытныеделопроизводители рекомендуют в этом случае дополнять стандартный номер приказа буквенным кодом, указывающим на его тематическую принадлежность. Например, это может быть обозначение «А», «Х», «АХ» или другое по усмотрению организации.

Обратите внимание! Некоторые из приказов этой категории имеют постоянный срок хранения или подлежат замене только в случае издания новых документов. Однако большую часть таких приказов необходимо хранить не дольше пяти лет. Конкретные сроки хранения документов каждого вида приведены в разделе 10 приложения к приказу № 558.

Журналы по приказам по кадрам

Документы, касающиеся оформления трудовых отношений с личным составом организации, следует фиксировать в книге регистрации приказов по кадрам. Образец этого документа, как правило, включает в себя те же основные графы, что и прочие вид журналов регистрации приказов. Однако в данном случае специалисту, обеспечивающему контроль за ведением документооборота на предприятии, необходимо следить за тем, чтобы в этом журнале был отражен весь спектр документов, касающихся вопросов движения личного состава.

Для удобства дифференциации к номеру приказа можно добавлять соответствующий буквенный код, например, «К» или «Л».

Конкретный перечень вариантов содержания приказов, которые относятся к этому разделу, приведен в разделе 8 приложения к приказу № 558. Он включает в себя:

• приказы, фиксирующие прием сотрудников на работу, их перемещение внутри организации, в том числе посредством перевода, и увольнение;
• приказы, описывающие действующие процедуры определения квалификации сотрудников;
• приказы о направлении работников на обучение или иные мероприятия, имеющие целью повышение их квалификации;
• приказы о награждении или поощрении сотрудников за выдающиеся результаты в трудовой деятельности.

Обратите внимание! Некоторых из приказов, относящихся к перечисленным категориям, имеют более короткий срок хранения, чем максимальная 75-летняя продолжительность, установленная для наиболее важных видов приказов по личному составу. Для того, чтобы определить норматив срока хранения конкретного документа, целесообразно проконсультироваться с положениями раздела 8 приложения к приказу № 558.

Таким образом, регистрация приказов, издаваемых организацией, - это достаточно трудоемкий процесс, требующий соблюдения большого количества нюансов и требований. Вместе с тем, обеспечение безукоризненного порядка в документообороте - это залог эффективной работы предприятия и отсутствия проблем с контролирующими органами. Поэтому к вопросу регистрации документов ответственным специалистам необходимо подходить с особенной тщательностью и аккуратностью.

В статье расскажем, как составить и вести журнал регистрации приказов по личному составу. Поделимся образцами и важными нюансами, которые важно учитывать ответственному за ведение документа.

Скачайте образец

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу

Приказы по личному составу - это документы, которыми оформляют трудовые отношения: прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки. Учет кадровой документации, к которой относятся приказы по личному составу, регулирует ст. 358 Постановления Росархива от 6 сентября 2000 года. В частности, в этом Постановлении есть пункт, который предписывает вести учет кадровой документации отдельно ото всей прочей документации компании. На практике это означает, что в каждой фирме должен быть специальный журнал регистрации приказов по личному составу. Унифицированной формы приказа нет. Это значит, что вы можете сами разработать и внедрить в делопроизводство свой вариант документа.

Если форма журнала остается свободной, то сроки хранения документа строго регламентируются. Срок хранения обусловлен типом приказа и может варьироваться - от 5 до 75 лет.

В данном случае целесообразно вести несколько журналов для приказов с разными сроками хранения.

В первом журнале фиксируйте приказы, которые нужно харнить 75 лет. Это приказы о:

• приеме на работу;
• перемещении;
• совмещении;
• переводе;
• увольнении;
• аттестации, повышении квалификации;
• изменении фамилии;
• поощрении, награждении;
• оплате труда, премировании, различных выплатах;
• всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
• отпусках по уходу за ребенком;
• отпусках без сохранения содержания;
• дежурстве по профилю основной деятельности;
• длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
• командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Во втором журнале фиксироваться приказы со сроком хранения 5 лет. Это приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодном оплачиваемом отпуске, учебных отпусках, дежурствах, краткосрочных командировках.

Если в компании большой объем документооборота, лучше завести несколько журналов учета приказов, каждый из которых соответствует определенному сроку хранения.

Как правильно оформить и вести книгу приказов

Свободная форма ведения журнала регистрации приказов по личному составу не отменят необходимость строго соблюдать базовые правила оформления документации подобного рода. В частности, обложка документа должна содержать даты, когда его начали и окончили. Индекс журнала должен соответствовать принятой в организации номенклатуре дел. Разумеется, данная информация должна быть на обложке журнала.

Обложка журнала учета приказов по личному составу: образец

Скачать образец

Есть три общепринятых способа указывать информацию о работнике, который отвечает за ведение и хранение книги учета. Первый вариант - разместить данные о нем на титульном листе журнала или на его обороте. Второй вариант - указать данные об ответственном лице в самом конце журнала, на последней странице. Третий вариант - расположить данные внизу каждой страницы документа. Если вы создаете электронный журнал учета, то внести эту информацию можно в нижний колонтитул страницы

Образец данных об ответственном за ведение журнала

Скачать образец журнала

Журнал учета приказов относится к категории документации строгой отчетности. Поэтому существуют особые правила оформления, которые предотвращают возможность извлечь, переместить или вставить новые страницы.

1. Документы регистрируют в тот же день, когда они подписаны, утверждены (п. 3.2.1.2 ГСДОУ, утв. приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33, п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
2. Дата документа должна соответствовать дате его подписания или дате события, зафиксированного в документе.
3. Записи, которые внесли неправильно, запрещается стирать, подчищать или замазывать специальными средствами. Неверный текст можно аккуратно перечеркнуть. Корректные данные внести в ту же графу. В графе «Примечания» сразу же отметить, что в текст внесли исправления
4. Нужно полностью указывать фамилии, имена и отчества всех лиц, которые упоминаются в содержательной части документа. Штатное расписание компании - стандарт, согласно которому нужно указывать должность, специальность или профессию сотрудников, упоминаемых в журнале.

Электронный журнал учета приказов по личному составу: образец

Как использовать, чтобы вносить сведения задним числом

Журнал учета приказов по личному составу относится к документации внутреннего пользования. Это значит, что доступ к нему есть только у работников отдела кадров или сотрудников, ответственных за ведение этого журнала. Передавать книгу работникам других отделов внутри предприятия можно только после специального распоряжения руководителя отдела кадров. С содержательной частью журнала сотрудники других отделов могут знакомиться только в присутствии лица, которое отвечает за ведение документа.

Лицо, ответственное за ведение журнала, отвечает и за его хранение. На лицевой стороне титульного листа его запись, которая удостоверяет, что его закрыли.

Как вести журнал регистрации приказов по личному составу

Выше мы уже отмечали, что единого стандартного порядка вносить записи в журнал нет. Но на практике есть типовая последовательность действий, придерживаясь которой вы сможете быть уверены, что оформляете книгу правильно.

Шаг 1. Внесите в журнал номер приказа. Как правило, его присваивают документу в момент регистрации. Номер состоит из цифр и букв. Порядок присвоения номеров в организации может быть любой, но наиболее распространена буквенно-цифровая система индексации. Когда объем кадровый документов велик, сразу разработайте систему индексации приказов по личному составу и добавьте к индексу приказа соответствующую букву. Например, если приказ касается движения кадров - прием на работу, увольнение, сокращение, перевод на другую должность, - к индексу добавляйте букву «к» (кадровый) или «лс» (личный состав). Если приказ связан с отпусками, то добавляйте отметку «о», с командировками - «км», поощрениями -«п», взысканиями - «в».

Шаг 2. Проставьте дату. Дата издания документа - это число, когда он его подписал генеральный директор фирмы.

Шаг 3. Укажите вид документа. Вид приказа определяется вопросом, по которому его издали - прием на работу, увольнение, отпуск, перевод на другую должность.

Шаг 4. Занесите данные сотрудника, которого касается приказ: укажите его ФИО, должность, в каком подразделении он работает.

Шаг 5. Дайте краткое содержание бумаги. Как правило, заголовок приказа отражает его краткое содержание. Например, «О приеме на работу 18.05.2018»

Шаг 6. Укажите основание документа. Основание приказа - инициативный документ, который послужил причиной его издания. Например, заявление сотрудника или распоряжение руководства.

Образец журнала регистрации по личному составу

Оптимизированная система документооборота – один из важнейших факторов, необходимый для обеспечения качественного кадрового учета предприятия. В статье расскажем про учет приказов в организации: обязательно ли регистрировать приказы, в какой форме необходимо составлять Журнал учета, а также разберем основные ошибки и ответим на распространенные вопросы по теме.

Для чего нужен журнал приказов

Основная задача Журнала – оптимизировать информацию о приказах для максимального удобства работы с документами. Данная цель обеспечивается особым способом заполнения Журнала:

• информация в Журнал вносится в хронологическом порядке;
• Журнал ранжирует приказы по видам (информационные, распорядительные) и сферам деятельности компании (основная деятельность, личный состав).

Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.

Обязательно ли вести Журнал

Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала. Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью. Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.

Еще одно преимущество ведения Журнала – дополнительное подтверждение факта издания документа датой регистрации. При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.

Законодательная база для учета документации

Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.

Организация учета приказов

Как нумеровать приказы в журнале

Прежде чем внести данные о приказе в Журнал, документу следует присвоить индивидуальный номер. Для удобства работы с документами и в соответствии с действующими инструкциями применяется следующая система нумерации и индексации приказов:

1. Все приказы следует группировать по основным видам (основная деятельность, личный состав, административная и хозяйственная деятельность).
2. Исходя из вида приказа, к номеру документа присваивается индекс (ОС – основная деятельность, ЛС – личных состав, АХД – административно-хозяйственная деятельность).
3. Документы номеруются в цифровом выражении по правилам сквозной нумерации.

Предприятия с большим штатом и крупным массивом документов, как правило, разрабатывают дополнительные правила кодировки и индексации. К примеру, приказы по личному составу дополнительно разбиваются на приказы по приему на работу (ПрР), увольнение (Ув), переводу на другую должность (Пер) и пр.

Для дополнительной оптимизации документооборота некоторые предприятия нумерую приказы в соответствии с датой регистрации (дата приказа по основной деятельности – 14.07.17, приказ пронумерован 140717 – ОД).

Несмотря на то, что в данном случае нарушается принцип сквозной нумерации, данный механизм присвоения номеров не противоречит действующему законодательству и может быть использован в случае, если порядок закреплен во внутренних нормативных документах компании.

Пример №1. ООО «Бланк» имеет небольшой штат сотрудников и использует общую систему нумерации и индексации приказов:

• сквозная нумерация в соответствии с хронологией издания приказов;
• индексация по видам документов (ОД, ЛС, АХД).

Во 2-м полугодии 2017 «Бланком» изданы следующие приказы:

1. 07.17 согласно приказу в штат ООО «Бланк» принят экономист. Приказ пронумерован 14-ЛС.
2. 07.17 издан приказ об открытии новой торговой точки (№15-ОД).
3. 07.17 по приказу №16-АХД назначены сотрудники, ответственные за подключение торговой точки к городской теплосети.

Пример №2. АО «ГлавСтрой» имеет большой штат сотрудников и использует специальную систему нумерации и индексации приказов:

• номер приказа присваивается в соответствии с датой подписания документа;
• приказы по личному составу индексируются специальным способом (приему на работу – ПрР, увольнение – Ув, переводу на другую должность – Пер).

В июле 2017 АО «ГлавСтрой» изданы следующие приказы:

• 07.17 принят на работу технолог производственного цеха (приказ №130717-ПрР);
• 07.17 уволен по собственному желанию главный экономист планового отдела (приказ №140717-Ув);
• 07.17 сотрудник отдела продаж переведен на должность начальника отдела (приказ №150717-Пер).

Как оформить Журнал учета приказов

В общем порядке Журнал учета приказов составляется сроком на один год, то есть в него вносится информация о приказах, подписанных и вступивших в силу в течение календарного года. В случае, если речь идет о крупной компании с объемным документооборотом, то таким организациям целесообразно начинать вести новый Журнал каждое полугодие или ежеквартально.

Новый Журнал следует оформить титульным листом, с указанием:

• наименования предприятия;
• названия документа;
• даты начала и окончания ведения Журнала;
• ФИО и должность лица, ответственного за ведение Журнала.

По окончанию срока, указанного на титульном листе, документ следует прошить в соответствии с общими требованиями, а именно указать количество листов, скрепить печатью.

Порядок внесения данных в Журнал приказов

Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать форму Журнала. Однако, как правило, документ заполняется в виде таблицы и содержит следующие данные:

1. Порядковый номер. Так как Журнал предполагает хронологическое внесение информации и сквозную нумерацию, все приказы, отраженные в Журнале, должны иметь свой порядковый номер.
2. Дата документа. В графу вносят дату подписания приказа руководителя и вступления документа в силу. Именно эта дата является критерием для ведения хронологической записи.
3. Номер документа. Приказы нумеруются согласно порядку, утвержденному в организации. В Журнал вносится полный номер приказа (в том числе индекс).
4. Описание документа. В графе приводится краткое содержание приказа (О создании службы финансового мониторинга, О направлении в командировку, О выдаче спецодежды).
5. Ответственный за исполнение. В тексте приказа содержится информация о лице, на которого возложена обязанность по исполнению распоряжения. Данные об ответственном (ФИО, должность) следует перенести в Журнал.
6. Ознакомленные лица. В графе необходимо отразить данные о лицах, которых нужно ознакомить с приказом (например, все сотрудники, сотрудники того или иного отдела, лица, занимающие определенные должности, конкретные сотрудники – по ФИО).

Образец журнала учета приказов

В августе 2017 ООО «Глобус» изданы следующие приказы:

• 08.17 – о создании новой линейки продукции;
• 08.17 – о внесении изменений в штатное расписание;
• 08.17 – об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.

Приказы пронумерованы в соответствии с внутренним порядком. Журнал приказов оформлен следующим образом:

Ответственные лица за исполнение

В случае использования Журнала приказов, руководством организации назначается лицо, ответственное за его ведение, оформление, хранение и сшив. В общем порядке таким лицом выступает сотрудник отдела кадров. Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер.

Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета). Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.

Распространенные ошибки при оформлении журнала приказов

Ниже мы рассмотрим ТОП-3 распространенных ошибок, допускаемых при ведении Журнала приказов.

Ошибка №1. Порядок ведения Журнала приказов не закреплен внутренними нормативными документами.

Ошибка №2. ИП ведет Журнал в обязательном порядке.

Обязательства по ведению Журнала приказов отсутствуют для всех компаний и предпринимателей, независимости от организационно-правовой структуры, сферы деятельности, количества сотрудников, т.п. Таким образом, необходимость ведения Журнала для ИП остается на усмотрение предпринимателя.

Ошибка №3. Отсутствует лицо, ответственное за ведение Журнала.

Во внутреннем документе, регламентирующем общие правила заполнения и оформления Журнала, должно быть закреплено лицо, ответственное за ведение документа. Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников. За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.

Рубрика “Вопрос – ответ”

Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде?

Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены. Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот. Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами.

Вопрос №2. Можно ли в Порядке ведения кадрового учета указывать ФИО сотрудника, ответственного за ведение Журнала?

Указание ФИО конкретного сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение Журнала, не противоречит действующему законодательству. При этом такой способ назначения ответственного является не самым рациональным. Ведь при увольнении работника или переводе его на иную должность организации потребуется вносить изменения в Порядок. В данном случае целесообразно указывать конкретную должность, за которой закрепляется ответственность (например, старший специалист отдела кадрового учета).

Вопрос №3. Можно ли регистрировать приказы не в хронологическом порядке подписания, а по дате вступления в силу?

Применение данного способа не запрещено. В таком случае в Журнал следует добавить графу «Дата вступления документа в силу» и по этой дате применять хронологический порядок. Однако практика показывает, что такой механизм регистрации является не самым удобным и в значительной степени затрудняет поиск и последующую работу с документам.

Журнал регистрации приказов по личному составу используется в целях оптимизации и систематизации кадрового документооборота в организации. Он позволяет избежать путаницы в порядковой нумерации нормативных актов и отследить хронологию их издания. Образец заполнения журнала приказов по личному составу вы найдете в нашей статье.

Какие документы нужно регистрировать

К документации по личному составу организации относятся нормативные акты:

• сотрудников;
• о переводах;
• о предоставлении отпусков;
• о поощрении и т. д.

С целью систематизации работы с этими документами работодатель самостоятельно определяет количество и наименование регистрационных книг, журналов, которые ведутся в организации. Обычно их несколько, и каждая ведется в соответствии с имеющейся номенклатурой дел. Например, в каждой организации нормативные акты о приеме и увольнении персонала ведутся раздельно, а остальные документы регистрируются по усмотрению работодателя в отдельных книгах.

Порядок ведения

Порядок ведения устанавливается работодателем отдельным нормативным актом по основной деятельности, который оформляется в свободной форме и определяет:

• работников компании, ответственных за хранение и ведение;
• замещающих временно отсутствующих ответственных за ведение;
• периоды ведения (год, 5 лет и т. д.) и место хранения.

Срок хранения журналов составляет 75 лет.

Книги прошиваются, нумеруются и пломбируются.

Купить журнал регистрации приказов в Санкт-Петербурге и Москве можно в канцелярском магазине или заказать в интернет-магазине по цене от 300 рублей за штуку.

Обязательно ли в организации должна быть книга учета приказов, решает персонально генеральный директор. Четких указаний в законодательстве о необходимости наличия этих журналов в коммерческих организациях не существует. Однако рекомендуется вести как минимум четыре книги учета нормативных актов по кадрам:

• о приеме на работу;
• о предоставлении отпусков;
• о поощрениях;
• об увольнениях.

Это самые ходовые нормативные акты работодателя, копии которых работники запрашивают. У кадрового подразделения есть три дня на подготовку необходимых документов. Когда существует четко установленный порядок хранения, их поиск идет быстрее.