Официальное письмо об отказе сотрудничества. Как написать письмо об отказе услуг

Общий отказ

1. Очень жаль, но мы не можем удовлетворить Вашей просьбы по таким причинам:...

2. К сожалению, должны сообщить Вам о невозможности...

3. Жаль, но учитывая ухудшение экономической ситуации мы не можем... 4.3 сожалением сообщаем, что не имеем возможности...

5. Искренне сожалеем, однако сложившаяся ситуация не дает нам возможности...

6. Нам очень жаль, но из-за наличия нескольких и до сих пор не оплаченных счетов мы не можем...

7. Очень обидно, однако в этом году у нас нет возможности...

8. Извините, но мы не можем согласиться с...

9. Вынуждены сообщить, что, к сожалению, не имеем никакой возможности удовлетворить Вашу просьбу.

Отказ в предоставлении предложения и изменении ее условий

1. К сожалению, должны сообщить, что сейчас в нашем распоряжении нет изделий, которые Вас заинтересовали.

2. Поскольку положение на рынке изменилось, мы больше не производим нужных Вам товаров.

3. Вынуждены сообщить, что из-за технических трудностей мы прекратили производство данной продукции.

4. Жаль, но с объявлением нового валютного коридора мы вынуждены повысить цены на наши товары.

5. К сожалению, мы не можем принять Вашего предложения, затем что не работаем сейчас за границей.

6. Извините, но мы не можем сейчас удовлетворить Вашу просьбу.

7. Нам очень жаль, но в наших складских помещениях сейчас нет образцов нужной Вам продукции.

8. К сожалению, мы не можем осуществить пробную поставку, так как оно значительно замедлит выполнение нашей торговой сделки. Рассчитываем на Ваше понимание.

9. Очень жаль, но вынуждены сообщить, что не осуществляем продажу своих товаров на условиях пробной закупки.

10. К сожалению, мы не можем принять условия поставки которые Вы нам предлагаете в письме от... (дата). Из-за ограниченного (незначительную) площадь наших складских помещений поставка должна быть осуществлена в несколько этапов - тремя партиями.

11. V ценах, указанных в нашем предложении, учтены все детали, поэтому мы, к сожалению, не можем удовлетворить Ваших требований (пожеланий) относительно условий оплаты и способа транспортировки товара.

12. Вынуждены сообщить, что, к сожалению, не можем согласиться на экспресс-поставка за наш счет, как того хотите Вы. Наше предложение от... (дата) действующая только на условиях, что указаны в ней.

13. К сожалению, мы вынуждены отклонить Ваше предложение относительно способа упаковывания...

14. Очень жаль, но мы не можем принять и выполнить Ваш заказ, потому что сейчас все наши производственные мощности заняты.

15. Нам очень жаль, однако, что Вы и до сих пор не оплатили несколько счетов, мы не можем принять от Вас нового заказа.

16. Жаль, но из-за осложнения экономической ситуации мы вынуждены отклонить Ваш заказ.

17. С сожалением сообщаем, что не имеем ни малейшей возможности удовлетворить Вашу просьбу об аннулировании заказа от... (дата), потому что товары были отгружены еще вчера.

Отказ от предложения

1. Спасибо (очень благодарен) Вам за предложение работать представителем Вашей фирмы в... (название страны). Ваше признание и одобрение моих методов работы очень важны для меня, однако, к сожалению, обстоятельства складываются так, что я вынужден отказаться.

2. Я вынужден отклонить Ваше предложение, затем что его условия меня не устраивают.

3. К большому сожалению, я вынужден отклонить Ваше предложение меня не устраивает территория, где я должен работать.

4. Благодарен за предложение, но, к сожалению, не могу принять ее, потому что уже работаю агентом по продаже недвижимости в другой фирме.

5. Благодарен за интересное предложение, однако, к сожалению, вынужден отклонить ее по личным причинам.

6. Обрадован Вашим предложением, и, к сожалению, вынужден отклонить ее через семейные обстоятельства.

7. Мне обидно (жаль), что в этот раз я не смогу принять участие в проведении...

8. По состоянию здоровья, к сожалению, я не могу работать Вашим представителем в... области.

9. По личным причинам я не могу продлить контракт на...

10. Я получил выгодное предложение о сотрудничестве от другой фирмы, поэтому не планирую продлевать свой контракт с Вами.

Отказ претенденту на место работы

1. Искренне сожалеем, но вынуждены сообщить, что право представлять нас уже передано другому лицу.

Благодарим за интерес, проявленный к нашей организации. С удовольствием отмечаем высокую квалификацию, заверенную Вами на собеседовании. Однако, согласитесь, Ваше высшее образование не соответствует нашим потребностям.

2. Мы рассмотрели Вашу просьбу, и, к сожалению, у нас сейчас нет вакансии.

3. К сожалению, вынуждены сообщить, что все вакансии рекламных агентов уже заполнены (заняты).

4. Ваши требования по заработной плате, к сожалению, неприемлемы для нас. Жаль, но вынуждены отказать Вам.

5. Должность генерального представителя нашей фирмы уже занимает другое лицо.

6. В связи с тем, что мы уже взяли на работу собственного продавца, не нуждаемся в торговых представителях.

Отказ в продлении срока контракта (договора, соглашения)

1. Мы внимательно изучили Вашу просьбу о продлении контракта на следующий год и вынуждены сообщить, что, к сожалению, не имеем возможности (не можем) этого сделать. Благодарны Вам за сотрудничество и желаем всего наилучшего.

2. Учитывая значительное сокращение количества штатных работников, мы, к сожалению, не можем продлить контракт с Вами.

3. Искренне сожалеем, но неприятная ситуация, сложившаяся во время выполнения Вами договора, не дает нам возможности утривалити срок Его действия.

4. Спасибо (весьма благодарны) за сотрудничество, и, к сожалению, утривалити срок контракта с Вами мы не можем (не планируем). Вынуждены сообщить, что мы не очень довольны результатами Вашей работы.

5. За то, что Вы нередко (время от времени) допускаете ошибок, мы вынуждены отказать Вам в подписании нового договора.

6. Извините, но сложившаяся ситуация не дает нам возможности продлить контракт с Вами.

7. Спасибо за присланные замечания и дополнения к проекту договора. Рассмотрев их на заседании..., к сожалению, вынуждены сообщить, что не можем согласиться с редакцией некоторых пунктов.

8. По нашему мнению, в обязанности представителя г... (фамилия и имя) входит не только оформление заказов, но и предоставление покупателям консультационных услуг...

9. В обязанности представителя фирмы входит также регулярное посещение клиентов на всей территории его деятельности.

10. В отношении выплаты комиссионного вознаграждения подчеркиваем, что она осуществляется только после получения платежей от заказчика.

11. Мы получили Ваше письмо от... (дата), в котором Вы обращаетесь с просьбой изменить пункт... договора. Сожалеем, но мы не имеем никакой возможности удовлетворить Вашу просьбу. На это есть несколько серьезных причин:...

12. Считаем, что к соглашению нельзя вносить пункт о..., потому что это противоречит...

13. Жаль, но мы не можем согласиться с Вашей редакцией некоторых пунктов проекта соглашения.

14. Жаль, но сейчас мы не имеем возможности изменить условия договора.

Письмо-напоминание

Это - служебное письмо, в котором говорится о приближении или окончания срока выполнения определенных задач, обязательств, в связи с чем необходимо принять соответствующие меры.

Напоминание непременно должен быть доброжелательным, ненавязчивым: ни в коем случае не следует обвинять адресата, поскольку причиной задержки оплаты или неоплаты, например, может быть очень затруднительна финансовая ситуация, в которой он оказался.

Содержание письма-напоминания прежде всего зависит от того, впервые, во второй или третий раз вы напоминаете партнеру о выполнении его обязательств, несоблюдение срока оплаты счетов и тому подобное. Если клиент не реагирует на ваши напоминания, то, конечно же, вы вынуждены будете сообщить ему о своем намерении обратиться в суд и расторгнуть контракт. Однако даже в этом случае стиль письма должен быть вежливым, сдержанным.

Например:

Уважаемые господа!

Позвольте напомнить Вам, что срок представления отчета по научно-исследовательской и методической работы университета за 2009-20О0 учебный год завершается С июня 2010 года.

Просим срочно прислать отчет.

С уважением...

Уважаемый господин... !

Пользуясь случаем, позвольте напомнить Вам, что срок оплаты счетов за Ваш заказ №... от... (дата) истек.

Будем Вам искренне благодарны, если к.., (дата) Вы пришлете перевод Вашей задолженности на сумму...

Извиняемся за то, что вынуждены побеспокоить Вас по этому поводу.

Остаемся с уважением...

Глубокоуважаемый господин...!

Нам очень неудобно, что вынуждены вновь напоминать, что Ваш счет-фактура и до сих пор остается неоплаченным.

Идя Вам навстречу, миутривалюємо срок оплаты до... (дата), выполняя при этом Ваши новые заказы. Если Вы не уплатите задолженности до... (дата) и не пришлете чек, покажет оплату, мы вынуждены будем временно приостановить исполнение всех Ваших заказов.

Ждем Ваш ответ.

С искренним уважением...

Уважаемые господа!

Простите, что вновь вынуждены побеспокоить Вас, но, к сожалению, мы не получили никакого ответа на наши предыдущие напоминания. Досадно поражены тем, что Ваша фирма так халатно отнеслась к нашим просьбам, хотя мы, со своей стороны, всегда четко придерживались условий контракта и качественно выполняли все Ваши заказы.

Несмотря на неоднократные напоминания и принятые меры, Ваш долг не только остается непогашенным, а и растет, поэтому считаем необходимым уведомить Вас о своем намерении расторгнуть контракт.

Очень жаль, aie мы не видим другого выхода из этой досадной ситуации

С уважением...

Уважаемые господа!

Извините, пожалуйста, но мы вынуждены снова напомнить Вам о большой задолженности нашей фирме, все растет. Мы всегда пытались понять Ваши финансовые трудности, однако на этот раз задолженность перевигиує все предыдущие, а срок оплаты давно истек.

Надеемся, Вы понимаете, что мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы, а потому вынуждены подать иск в суд.

Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным.

С уважением,...

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).


Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Бесплатная юридическая консультация:


Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко - содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Бесплатная юридическая консультация:


Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

  1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
  2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
  3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
  4. В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем - обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем - подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

Письмо отказ от предложения (образцы)

Уважаемый Альберт Семенович,

Мы внимательно изучили концепцию предложенного Вами рекламного ролика. Ваша идея отличается профессионализмом и креативностью, однако она недостаточно точно отображает наше видение проекта. На данный момент мы приняли решение заключить договор с другим рекламным агентством.

Бесплатная юридическая консультация:


Благодарим за предложение.

Уважаемый Альберт Васильевич,

Спасибо, что нашли время и приняли участие в анонсированном нами конкурсе. Идея и способы реализации Вашего проекта полностью устраивают руководство нашей компании, однако заявленная Вами цена является непосильной для нашего бюджета. Сейчас мы заключили договор с другой компанией, но, если в будущем году наше материальное положение улучшится, мы обязательно обратимся к Вам.

Уважаемый Альберт Семенович,

Мы приняли свой вердикт в отношении Вашего участия в тендере на закупку медицинского оборудования. Ваше предложение заинтересовало руководство нашей компании, но, к сожалению, мы не можем выполнить некоторые поставленные Вами условия.

Бесплатная юридическая консультация:


Сейчас нами заключен контракт с другой компанией, но мы обязательно проинформируем Вас о новых тендерах.

Уважаемый Альберт Семенович,

Cпасибо, что нашли время и подробно описали условия своего предложения. Руководство нашей компании признало его весьма интересным и рентабельным, однако на данный момент мы не нуждаемся в новых контрактах.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

(Санкт-Петербург)

Бесплатная юридическая консультация:

9 секретов как написать письмо-отказ

Письма-отказы - это неотъемлемая часть деловой переписки, хотя и не самая приятная. Тем не менее, так или иначе, но в деловой переписке мы постоянно встречаемся с ситуациями, когда необходимо сказать «нет». Причины отказа бывают различные: они могут быть как объективными, так и субъективными.

Сложности с подготовкой писем-отказов возникают когда:

  • нужно отказывать «интересному» адресату по ряду объективных причин;
  • неприятно отвечать отказом;
  • важно сохранить расположение и лояльность адресата.

Как же написать письмо-отказ вежливо и корректно, чтобы не мучали угрызения совести, а адресат не вычеркнул вас из своей памяти навсегда?

Во-первых, займите позицию, отказывая кому-то, что «нет» - это лишь часть конструктивного диалога деловых людей. Каждый участник этого диалога преследует свои цели и интересы, которые, по ряду причин, могут не всегда совпадать. Таким образом, отказ - это обычная практика делового мира, с которой нужно научиться работать грамотно.

Бесплатная юридическая консультация:


Во-вторых, отказывайте грамотно. Грамотный отказ - это корректный отказ. Покажите, что Вы уважаете и с пониманием относитесь к позиции адресата, но, как говорится, своя рубаха ближе к телу.

В этой статье вы узнаете 9 секретов, как написать корректный отказ.

Итак, манера письма-отказа - уклончивая, чтобы не обидеть адресата. Сначала Вы аргументируете отказ, чтобы читающий понял ход Ваших мыслей, а в конце сообщаете о принятом решении.

Но давайте по порядку. Чтобы отказ для адресата звучал максимально корректно следует придерживаться такой схемы написания отказа:

1. Начните письмо с персонального обращения к адресату.

«Здравствуйте, уважаемый Иван Степанович!»

Бесплатная юридическая консультация:


«Уважаемая Мария Сергеевна!»

2. Поблагодарите адресата за отклик на Ваше предложение:

«Мы признательны за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!»

«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»

«Благодарим за присланное в наш адрес резюме»

Бесплатная юридическая консультация:


3. Задайте контекст. Это должен быть нейтральный комментарий, в котором следует проинформировать о теме письма. В этой части не должно быть и намека на окончательный ответ.

«Сообщаем Вам о решении экспертной комиссии по поводу Вашей заявки на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения…»

Благодарность и контекст письма можно объединить в один блок:

«Благодарим Вас за присланную заявку на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения и сообщаем о решении экспертной комиссии…»

4. Покажите адресату, что Вы прочли то, на что отказываете. В письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова. Нет ничего обиднее, чем типовой отказ всем участникам рассылки. Многие прекращают откликаться на предложения, когда чувствуют, что их проект (резюме, предложение) даже не открывали. Даже если это рассылка, следите за словами, а то рискуете потерять потенциальных партнеров.

Бесплатная юридическая консультация:


«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».

«Мы внимательно изучили Ваш проект по…».

«Комиссия внимательно изучила представленные Вами данные и результаты опросов».

5. Выразите понимание и сочувствие.

«Мы понимаем, как важно для Вас участие в данном проекте».

«Мы разделяем Вашу заинтересованность результатами…»

Бесплатная юридическая консультация:


«Члены комиссии разделяют Вашу озабоченность тем, что…»

6. Сделайте комплимент адресату, отметьте достоинства предложения, что Вам понравилось - это позволит адресату сохранить лицо.

«Организация дистанционного обучения позволила бы заметно улучшить ситуацию».

«Увлеченность и быстрая обучаемость – очень ценные качества для сотрудника».

«Ваш опыт и знания заслуживают внимания».

Бесплатная юридическая консультация:


7. А теперь самое время сказать «…, но…». Аргументируйте свой отказ, ссылаясь на объективные обстоятельства. Изложите причины в позитивной или нейтральной форме. Объяснение не должно выглядеть как извинение. Постарайтесь подобрать наиболее убедительные для получателя аргументы.

«Однако в настоящее время из-за отсутствия технической инфраструктуры доступ к Интернет в регионах имеют менее 1% жителей. В планы государственных структур входит статья для выделения средств на развитие инфраструктуры только в следующем году».

«Однако в данный момент нам требуется квалифицированный и опытный специалист по ремонту автомобилей данной марки. Расширение штата дирекция компании планирует только в следующем году».

8. Отказывайте красиво: «… ты для меня слишком хорош».

«В отсутствии технической возможности выхода в Интернет выделение гранта для организации дистанционного обучения представляется несколько преждевременным - запуск проекта без необходимой технической базы мог бы только дискредитировать хорошую идею»

Бесплатная юридическая консультация:


«Открытие вакансии помощника нам видится на данный момент нецелесообразным из-за отсутствия квалифицированного мастера, который мог бы передавать знания коллегам».

Письмо-отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:

«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».

9. Предложите альтернативу адресату. Отнеситесь к нему с пониманием. Оставьте адресату надежду на будущее сотрудничество, ведь он потенциально может представлять для Вас интерес в будущем.

«Мы сожалеем, что на данном этапе не смогли содействовать реализации Ваших планов в регионах. Возможно, в следующем году ситуация с обеспечением Интернет будет более благоприятна, и тогда эти планы будут реализованы, - предлагаем Вам направить их на рассмотрение в ….

Бесплатная юридическая консультация:


«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».

«В случае если обстоятельства в ближайшее время изменятся, мы охотно вернемся к рассмотрению Вашей заявки».

Многие специалисты кадровой службы не отвечают на высланные резюме, ссылаясь на нехватку времени. Тем не менее, это не очень вежливо, ведь люди, отправившие резюме, ждут результатов, надеются и хотят знать о судьбе вакансии, которая им приглянулась. Как вариант, используют универсальное письмо-отказ.

Предлагаем рассмотреть универсальное письмо-отказ на резюме:

«Мы тщательно ознакомились с Вашим резюме, но вынуждены отказать. Ваша кандидатура не отвечает некоторым требованиям, которые предъявляются к претендентам на данную вакансию. Благодарим Вас за внимание к нашей компании и желаем удачи».

Бесплатная юридическая консультация:


Предлагаем это же универсальное письмо трансформировать, используя 9 секретов:

«Добрый день, Сергей!

Благодарим за присланное резюме и сообщаем результаты конкурса на вакантную должность Х в ХХХ компании. Кадровая служба компании тщательно изучила Ваше резюме. Мы понимаем, как важно для Вас выиграть конкурс и получить эту вакансию. Действительно, Ваши опыт и знания заслуживают внимания. К сожалению, в данный момент позитивное решение принято в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач. Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий.

Письма-отказы, написанные с использованием предложенных девяти секретов, помогут автору (компании-отправителю) создать имидж грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника.

Бесплатная юридическая консультация:


Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи.

© HR-Portal: Сообщество HR-Менеджеров

Письмо-отказ

К сожалению, иногда наступают моменты, когда нам приходится писать деловые письма с негативным оттенком. К таким письмам можно отнести и жалобы, и претензии, и героя этой статьи: письмо-отказ. Стремление сохранить лицо и соблюсти деловой имидж диктуют нам определённые правила написания подобных писем: в них важно не обидеть адресата и остаться с ним если не в дружеских, то хотя бы лояльных отношениях. Сегодня рассмотрим структуру писем-отказов и приведем примеры формулировок для текста.

Структура делового письма-отказа такая же, как и в любом другом деловом письме. Рекомендую вам прочитать и эту статью, потому что большинство реквизитов письма-отказа оформляется совершенно стандартно, и говорить о них здесь мы не будем, уделив основное внимание тексту.Отказ пишется на бланке организации, подписывается генеральным директором или уполномоченным должностным лицом, после чего регистрируется. Далее рассмотрим особенности оформления некоторых реквизитов и смысловых частей письма.

Бесплатная юридическая консультация:


Письмо-отказ: как написать заголовок?

Или, как иногда говорят, тема письма. Здесь есть небольшая тонкость из области этикета: если покажете явный негатив и отрицание, «плюсов» в глазах вашего партнёра это вам не добавит. Тема вашего ответного письма не должна сообщать ваше решение отказать в чем бы то ни было. Лучше написать нейтрально: «Сотрудничество», «О гарантии», «О подписании договора» и.т.д.

Поскольку письмо-отказ практически всегда является ответным, то можно сохранить ту тему, которая была заявлена в письме-запросе.

Текст

Текст письма начинается с обращения к адресату по имени и отчеству. Если известна только фамилия, то обращаемся по фамилии, но никаких инициалов уже не пишем, и не забываем, что в России общепринятое обращение на такой случай – «господин» или «госпожа».

Уважаемый Олег Олегович!

Уважаемый г-н Макаренко!

Бесплатная юридическая консультация:


Уважаемая г-жа Митрофанова!

Если сомневаемся даже в фамилии адресата, пишем просто «Уважаемые господа!»

В отличие от письма-предложения или жалобы, письмо-отказ пишется тольков ответ на чужое письмо или официальный запрос. Когда вы составляете текст такого письма, стоит учитывать, что оно обязательно должно содержать ссылку на запрос, которая ставится в начале текста или (что еще лучше и абсолютно правильно) выносится в специальный реквизит – в специальные отметки, расположенные под полями для номера письма и даты:

На _____________ от __________ - здесь и пишутся данные запроса.

Если на бланках вашей компании таких специальных полей не предусмотрено, с ссылки на письмо-запрос начнется первый абзац отказа:

Бесплатная юридическая консультация:


В ответ на ваше письмо от 01.07.2015 №434 сообщаем, что…

Прежде чем отказать, необходимо выразить сожаление по этому поводу. Можно заготовить несколько «шаблонных» фраз. Например:

К сожалению, мы вынуждены отказаться от вашего предложения в связи с…

Если в приложении к запросу были какие-либо документы, стоит показать в письме, что вы ознакомились с ними. Этопокажет что вы не отмахнулись от предложения, а внимательно его рассмотрели. В таком случае в письмо включаются фразы:

Мы внимательно ознакомились с вашим предложением…

Мы подробно изучили представленные вами документы…

В случае написания отказа от коммерческого предложения, обязательно стоит поблагодарить за направленное предложение и за то, что вашу компанию рассматривали как возможного партнера. Это распространяется на всех. Даже если у вас крупная корпорация, имеющая множество филиалов по РФ и СНГ, а предложение пришло от начинающего ООО, не стоит забывать про деловой этикет. К тому же, кто знает, может быть, в будущем вам будет выгодно работать именно с этой компанией. То же самое касается и тех, кто присылает вам свои резюме: отказывать нужно корректно и с благодарностью за проявленное внимание.

Благодарим вас за предоставленные материалы и проявленный интерес к нашей компании. Внимательно рассмотрев возможные варианты сотрудничества мы, к сожалению, вынуждены отказаться.

К сожалению, в данный момент, мы вынуждены отказать вам в связи с проведением ежегодных профилактических работ.

К сожалению, в нашем автопарке не имеется транспортных средств необходимой грузоподъёмности, в связи с чем, мы вынуждены отказать вам в перевозке.

Сожалеем, но в данный момент мы не можем предоставить вам необходимое оборудование в связи с тем, что оно находится в г. Курске и будет перевезено в Москву только в конце этого месяца.

Зачастую вы ничем не можете помочь вашему партнёру или клиенту, и тогда письмо можно стандартно закончить на указании причины отказа. Но вдруг вы действительно можете дать дельный совет, который поможет решить ситуацию? Если вы уверены, что вашему партнеру может пригодиться присланное коммерческое предложение, или знаете, какая из знакомых организаций действительно может пойти навстречу и оказать помощь, напишите об этом. Если у вас есть даже небольшой шанс разрешить ситуацию в положительном ключе, то это будет только в плюс к репутации вашей компании.

Следуя этим нехитрым правилам, вы сможете составить по-настоящему грамотное деловое письмо-отказ.

  • MS Office (17)
  • Вебинары (4)
  • Виды деловых писем (9)
  • Внутренние документы (13)
  • Вопрос-ответ (2)
  • Движение документов (12)
  • Новости партнеров (2)
  • Нормативные документы (13)
  • Общаемся на работе (20)
  • Отдел кадров (60)
  • Отправка документов (10)
  • Психология (6)
  • Реквизиты документов (19)
  • Совет карьеристу (1)
  • Создаем документы (46)
  • Учет документов (12)
  • Хранение документов (39)
  • Этикет (2)
    • Евгения Кожанова к записи Номенклатура дел
  • Получать расписание вебинаров и информацию о скидках на e-mail

    Copyright © ИП Кожанова Евгения Николаевна. Все права защищены.

    Проект «Отличный секретарь - Работаем с документами правильно!» не является юридической консультацией.

    Юридическая консультация

    помощь юристов

    Деловое письмо отказ - отказ |

    Практика написания деловых писем не всегда подразумевает написание писем позитивного содержания. Бывают и письма-претензии, и жалобы, и письма-отказы. О них мы и поговорим в этой статье. Говорить « нет» и так непросто, да еще и деловой этикет требует делать это так, чтобы сохранить и отношения, и имидж партнера, максимально лояльного к собеседнику. В этой статье мы подробно рассмотрим структуру писем-отказов; здесь же вы найдете образцы речевых клише для написания этих писем.

    Как и любое деловое письмо, письмо-отказ пишется на фирменном бланке организации и подлежит обязательной регистрации. Структура письма-отказа также не отличается от обычного письма.

    Сначала пишется адресат. Это тот руководитель, который подписал письмо-запрос (то есть необязательно генеральный директор, возможно, что и другое лицо - нужно смотреть то письмо, на которое дается ответ).

    Тема письма. В практике делового общения не принято выносить в заголовки негатив и отрицания. Так и здесь: в тему письма ставится та просьба, с которой к вам обратились. О том, что в просьбе отказано, тема не сообщает.

    О проведении работ

    О заключении договора

    Обращение. Здесь ничего нового: по имени и отчеству к подписанту письма-запроса, сопроводив их словом « Уважаемый».

    Особенность текста письма-отказа в том, что оно всегда пишется в ответ, ведь нельзя отказать, не выслушав просьбы. Поэтому письмо-отказ должно содержать ссылку на запрос. Еще один обязательный элемент такого письма - сожаление по поводу отказа.

    Примеры фраз-клише для выражения сожаления:

    к сожалению, вынуждены отказать вам в…

    с сожалением должен сообщить об отказе

    На ваш исх. От 09. 01. 13 № 5 (вх. от 10. 01. 13 № 23) сообщаем вам, что…

    На вашу просьбу о выделении оборудования на безвозмездной основе, изложенную в письме от 09. 01. 13 № 17 (вх. от 10. 01. 13 № 123), сообщаем, что…

    Если заявитель прислал нам на рассмотрение какие-то документы, важно показать, что мы их получили и прочитали. В этом случае письмо начинается так:

    Мы внимательно ознакомились с предоставленными вами документами и пришли к выводу, что…

    Комиссия рассмотрела вашу заявку и благодарит вас за своевременно присланные материалы, однако…

    Мы ознакомились с представленными вами материалами и разделяем вашу озабоченность экологической ситуацией, сложившейся в регионе.

    Мы полностью согласны с вашей точкой зрения относительно расходования средств и благодарим вас за предоставленные статистические материалы.

    Если вы пишете отказ на коммерческое предложение, желательно указать на его преимущества и поблагодарить отправителя за то, что выбрал вас в качестве возможного партнера. (Даже если вы - крупный холдинг, а предложение пришло от начинающего ООО, правила делового этикета для всех одни.) То же относится к отказам, отправляемым в ответ на резюме. Это позволит сохранить отношения с потенциальным контрагентом или опытным работником, так сказать, «оставить дверь открытой», например:

    Благодарим вас за присланную презентацию. Мы внимательно ознакомились с ней и считаем вас очень перспективным партнером, однако вынуждены отказать вам в сотрудничестве…

    Затем следует изложить причину отказа. Причина должна быть объективной и, желательно, более или менее уважительной. Даже если ваш директор отругал отправителей письма на чем свет стоит и приказал вам послать их куда подальше, правила требуют корректного и обоснованного отказа.

    вынуждены отказать вам в… ввиду отсутствия технической возможности

    к сожалению, материально-техническая база не позволяет нам…, из-за чего вынуждены отказать вам в…

    с сожалением сообщаем вам, что все месте в … заняты, из-за чего вынуждены отказать вам в…

    однако вакансия … уже занята, в связи с чем вынуждены отказать вам в трудоустройстве.

    Наконец, в заключении желательно предложить адресату альтернативу решения вопроса. Конечно, если вы вообще ничем не можете ему помочь, изобретать велосипед не следует. Но вдруг вы знаете, кому может действительно пригодиться его предложение, кто может помочь или (если человек просто попал к вам не по адресу) куда нужно было стучаться изначально, или же ваши партнеры по бизнесу с ног сбились в поисках именно такого сотрудника… Если есть возможность решить ситуацию положительно, и ситуация того заслуживает, то нужно это сделать.

    Предлагаем вам обратиться с этим вопросом в…

    С подобным вопросом вам лучше обратиться в…

    Image by David-Castillo-Dominici / www. freedigitalphotos. net Похожие статьи

    Метки: документирование, исходящие, пишем письма, стиль деловых документов

    Принимать предложение о работе не то же самое, что отклонять его — в этом меньше удовольствия и больше трудностей. Однако, отказ от предложения является отличной возможностью для создания собственного бренда и поддержания отношений с сотрудниками из этой компании.

    3 шага для написания письма отказа от предложения:

    Шаг 1: Выразите свою благодарность

    В первую очередь важно поблагодарить HR-менеджера за предложение о работе и за уделенное вам время. Хотя интервьюирование потенциальных кандидатов является частью работы менеджера по персоналу, тем не менее, этот человек потратил несколько часов на то, чтобы прочитать ваше резюме, просмотреть ваши профили в социальных сетях и провести с вами собеседования. Возможно, они рассказали о вас другим сотрудникам компании и дали отличные характеристики. Поэтому, искренняя благодарность за потраченные время и усилия, выраженное в письме, будет иметь большое значение.

    Например:
    «Большое спасибо за предложение о работе на позицию менеджера по маркетингу. Я очень признательна за то, что Вы нашли время, чтобы рассмотреть мою кандидатуру и ответить на мои вопросы о компании и о должности».
    «Еще раз спасибо за собеседование, проведенное на прошлой неделе — мне было приятно познакомиться с командой и посмотреть офис. Я многое узнал о позиции операционный директор и очень благодарен за Ваше предложение».
    «Мне бы хотелось еще раз поблагодарить Вас за приглашение и возможность работать в Вашей компании».

    Шаг 2: Кратко объясните причину

    Особенно, если вы потратили много времени на прохождение различных этапов собеседований, то будет неправильно оставлять HR-менеджера в неведении, почему вы отклоняете предложение. Тем не менее, нет необходимости вдаваться в подробности и говорить о том, что другая компания вам предложила лучшие условия или, что вы всю прошедшую неделю провели в мучительных раздумьях по поводу своего решения. Самое лучшее, что вы можете сделать — это честно и кратко объяснить причину, почему вы не принимаете предложение.

    Например:
    «Все тщательно взвесив, я принял решение принять предложение от другой компании».
    «После долгих раздумий, я решил, что сейчас не самое подходящее время для того, чтобы оставлять мою текущую должность в компании «Y».
    «Несмотря на то, что эта должность открывает для меня много возможностей, я все же решил, принять предложение от другой компании на позицию «Директор по маркетингу», на которой я смогу реализовать мои профессиональные цели в сфере маркетинга».
    «Я получила несколько приглашений от компаний и выбрала другую компанию, которая лучше всего соответствует моим текущим целям и планам по построению карьеры».
    «Я вынуждена отказаться от Вашего предложения. У меня появилось другое предложение, и в настоящий момент оно мне более интересно по уровню должности и зоне ответственности».

    Шаг 3: Оставайтесь на связи

    Мир поиска работы — особенно в некоторых отраслях очень тесен. Поэтому, перед тем как вы откажитесь от предложения, не помешает написать немного любезностей в адрес HR-менеджера. Если вы обсуждали на собеседовании какое-то событие или конференцию, на которые вы оба собираетесь пойти, упомяните об этом в письме. В противном случае, вы можете просто пожелать этому человеку удачи и всего наилучшего в будущем.

    Например:
    «Надеюсь, вновь Вас увидеть в следующем месяце на конференции, на которой мы оба будем присутствовать».
    «Мне было очень приятно познакомится с Вами, и я надеюсь, что в будущем наши пути пересекутся».
    «Спасибо еще раз за потраченное время и Вашу поддержку. Желаю Вам всего наилучшего».
    «Мне было нелегко принять это решение, поскольку мне бы очень хотелось работать с Вами, если не сейчас, то в будущем на другой позиции и с более интересным для меня функционалом. Еще раз спасибо».

    Независимо от того, насколько вы уверены, что не хотите работать в этой компании, отказываться от предложения — дело не из приятных. Но помните, что это неотъемлемая часть для поиска работы вашей мечты.

    1. Действуйте без промедления
    Как только вы приняли решение отклонить предложение, звоните HR-менеджеру и пишите письмо. Компании нужно будет предложить эту позицию другому кандидату, и вы не должны задерживать процесс.

    2. Будьте вежливы
    Даже если вы отказываетесь от предложения, вы должны сделать так, чтобы компания имела вас в виду в будущем, когда у них будут открытые вакансии. Поэтому, используют любую возможность для установления и расширения сети контактов. Так что, поблагодарите всех людей, кто вас интервьюировал и пожелайте им и их компании успехов.

    3. Будьте дипломатичны
    Если вы приняли другое, более щедрое предложение, не раскрывайте деталей условий вашего трудового договора. Сообщите HR-менеджеру, что вас впечатлила компания и вы внимательно рассмотрели их предложение, но соглашаетесь принять другую позицию, которая больше соответствует вашим карьерным целям.

    4. Будьте краткими
    Это письмо не место для рекламирования своих навыков и достижений. Компания уже знает вам цену. В данном случае, фраза «Краткость — сестра таланта» как никогда кстати.

    Примеры писем отказов от предложений:
    Пример №1

    Большое Вам спасибо за предложение о работе на позицию «Ассистент бренд-менеджера». После тщательного рассмотрения, я вынужден Вам сообщить, что отказываюсь от этого предложения. Несмотря на то, что Вы очень подробно описали будущие возможности продвижения внутри компании «Y», я принял предложение от другой компании, позиция в которой больше соответствует моим навыкам и карьерным целям.

    Мне было очень приятно познакомиться с Вами и с остальными сотрудниками компании (можете перечислить поименно). На всех этапах собеседований Вы были очень добры ко мне, и я сожалею, что обстоятельства не позволяют мне принять Ваше предложение.

    Желаю Вам всего наилучшего.

    p style=»padding-left: 30px;»>С уважением,
    N

    Пример №2

    Уважаемый(-ая) HR-менеджер (имя),

    Я хотел бы воспользоваться возможностью и поблагодарить Вас за сделанное мне предложение о работе. Я получил огромный опыт после прохождения с Вами и Вашей командой различных видов собеседований, и я рад, что вы выбрали на эту должность мою кандидатуру.

    С большим сожалением Вам сообщаю, что в этот раз должен отказаться от Вашего предложения. Личные обстоятельства мешают мне принять его. Я прошу у Вас прощение за то, что не могу присоединиться к Вашей компании, потому что я уверен, что это то место, где бы я мог расти и развиваться, как в профессиональном, так и в личном плане.

    Еще раз большое спасибо за предложение, и я желаю Вам и Вашим коллегам удачи и дальнейших успехов.

    p style=»padding-left: 30px;»>С уважением,
    N

    Узнайте, что советуют эксперты кандидатам в статье

    Следующие две вкладки изменить содержание ниже.

    Коуч-консультант по поиску работы и построению карьеры. Единственный в России тренер-интервьюер, который готовит к прохождению всех видов собеседований. Эксперт по написанию резюме. Автор книг: "Я боюсь собеседований!", "Сразить наповал #Резюме", "Сразить наповал #Сопроводительное письмо".

    Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

    По каким поводам происходит деловая переписка

    В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

    ФАЙЛЫ

    Как оформить отказ

    Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

    Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

    Общие сведения о деловом письме

    Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

    Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

    Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

    В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

    При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

    На имя кого писать

    Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

    Оформление письма-отказа

    Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

    При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

    Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

    Кто должен подписать

    В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

    Как отправить письмо

    Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

    Письмо-отказ от сотрудничества

    Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

    1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
    2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
    3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
    4. В заключение подпишите письмо и датируйте.

    Письмо-отказ от участия в мероприятии

    При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

    Письмо-отказ от предложения о работе

    Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

    Поиск подходящих тендеров для участия – ежедневная рутина для компаний, участвующих в госзакупках. Однако и государственные заказчики тратят немало времени на поиск новых поставщиков, которых они приглашают принять участие в организованных ими конкурсах и аукционах.


    Такое приглашение может получить даже компания, которая вообще не участвует в госзакупках и не планирует начинать. Или обычно участвует, но сейчас есть причины пропустить торги: слишком много конкурентов уже подали заявки, приглашение пришло слишком поздно, производственные мощности загружены. Тогда возникает потребность составить корректный отказ.


    Поставщик имеет полное право отказаться от приглашения на участие в тендере. Закон даже не регламентирует четкого шаблона письма-отказа – оно может быть составлено в свободной форме. Однако есть пожелания к его содержанию, сложившиеся в тендерной практике:


    1. Используйте фирменный бланк.


    2. Вложите в письмо приглашение, которое прислал заказчик.


    3. В отказе от участия в тендере укажите следующую информацию:

    • название компании-организатора тендера и ФИО лица, к которому обращаетесь;
    • свои реквизиты;
    • номер и дату приглашения;
    • дату проведения, номер и название закупки;
    • ФИО, должность, подпись автора письма, дату составления.

    4. В теле письма поблагодарите за приглашение, изложите причины отказа и закончите письмо фразой, выражающей намерение (или его отсутствие) участвовать в тендерах заказчика в будущем.

    Образцы письма-отказа от предложения участия в тендере

    рис.1 Образец письма-отказа 1



    рис.2 Образец письма-отказа 2



    рис.3 Образец письма-отказа 3

    Чем мотивировать отказ?

    Наиболее вежливой и ни к чему не обязывающей формулировкой отказа от участия в тендере считается временная загруженность компании: очень много текущих заказов, не можем взять на себя дополнительные обязательства. Но это сейчас, а в следующий раз обязательно поучаствуем.


    Если же и в следующий раз не планируете, используйте стандартный довод “дело не в тебе”: объясните отказ невозможностью выполнить сложные условия контракта из-за несоответствия уровня компании, нехватки ресурсов, мощностей, опыта. Конкретные примеры формулировок смотрите в образцах.

    Отказ от участия в тендере после подачи заявки

    Различные процедуры торгов предусматривают различные условия выхода из тендерной гонки. Но в любом случае сделать это нужно до момента окончания приема предложений.

    • Проще всего, если вы подали заявку на электронный аукцион . В этом случае достаточно зайти в личный кабинет на ЭТП и нажать кнопку “Отозвать”. Средства обеспечения заявки разблокируются в течение 1 дня.
    • Чуть сложнее с запросом котировок . Процедура предполагает возможность отказа от участия в тендере, только если заказчик внес изменения в извещение. Тем не менее отозвать заявку можно в любом случае: по закону заказчик обязан отклонить участника, который прислал более одной. Пришлите вторую, и вашу кандидатуру рассматривать не будут.
    • При отказе от участия в открытом конкурсе следует направить заказчику уведомление. Сделать это нужно до момента завершения приема заявок, в той же форме, в какой вы получили конкурсную документацию: бумажной или электронной. В первом случае логично воспользоваться услугами курьера, а не отправлять бумаги почтой, так как велика вероятность не уложиться в сроки. Также курьер сможет сразу забрать регистрацию отказа от участия в тендере. Вернуть обеспечение заявки заказчик обязан в течение 5 дней.

    Письмо-уведомление пишется аналогично отказу от предложения участия в тендере, рассмотренному выше, только вместо номера и даты приглашения укажите информацию об извещении и заявке:



    рис.4 Образец письма-уведомления

    Отказ от подписания договора

    Вы выиграли тендер. Отлично, но в процессе согласования контракта с заказчиком выявились некоторые детали, изначально не отраженные в спецификации. Например, заказчик уточнил, что требуется не только поставка оборудования, но и его сборка в полном объеме. В итоге затраты на исполнение договора увеличились, и вам это стало невыгодно. Что делать?


    Строго говоря, победитель тендера не имеет права отказаться от подписания контракта с заказчиком. Даже описанное увеличение расходов не является для этого основанием. Считается, что все уточняющие вопросы участник должен направить заказчику на этапе подачи предложений. А если заявка подана, это значит, участник оценил все риски и согласен с условиями контракта.


    Отказ от участия в тендере на этом этапе считается уклонением – сведения о юридическом лице и учредителях попадут в РНП. Это лишит компанию возможности участвовать в госзакупках на 2 года, и в принципе нанесет серьезный ущерб бизнес-репутации. Как не попасть в “черный список” – читайте в нашей статье .


    Существует 3 неофициальных способа все-таки отказаться от подписания контракта. Тем не менее каждый из них связан с риском попадания в список недобросовестных поставщиков.

    1. Оптимальный вариант – договориться с заказчиком о расторжении договора по взаимному согласию сразу же после его подписания. В этом случае есть вероятность, что заказчик откажется сотрудничать. Хотя, как правило, он также не заинтересован в доведении ситуации до ФАС.
    2. Найдите несоответствие документации в собственной заявке, поданной на выигранный тендер. Вы можете подать жалобу в ФАС на действия заказчика, обвинив его в том, что он вообще не должен был рассматривать вашу заявку. Срок подачи жалобы – 10 дней с момента публикации протокола рассмотрения заявок.
    3. Пропустите срок подписания договора, предварительно собрав доказательства своей невиновности в этом. Например, документы, подтверждающие, что контракт не подписан по причине болезни директора, DDoS атаки на корпоративную сеть. В этом случае у вас будет шанс доказать комиссии ФАС непреднамеренность уклонения, и в РНП вас не внесут. Однако следует помнить, что это фальсификация, а мнение комиссии чаще бывает на стороне заказчика.

    Желаем вам не попадать в рассмотренные ситуации, и не подвергать риску свою репутацию. А если вам требуется набор инструментов тендерного профессионала или консультация специалиста, добро пожаловать в